トラックが30台あって、特車許可の更新がいつ来るのか、正直もう把握しきれていません
担当者が期限を見落として、許可が切れたまま走らせていたことに後で気づきました。これって大丈夫なんでしょうか…
こんにちは。ごとう行政書士事務所の後藤です。当事務所では、特殊車両通行許可の申請とともに、運送会社様の管理台帳の整備にも取り組んでいます。
今回は、特車許可の更新・期限管理で押さえておきたい点と、会社ごとの運用に合わせた台帳づくり、継続的な管理支援についてご紹介します。
まずは、許可ごとの有効期間を確認する
特車許可の有効期間は、基本的に2年です。申請時に見込んでいた日付と、許可証に記載された実際の期限が前後することもあります。許可証を受け取ったら、記載された有効期間を確認し、管理台帳に登録しておきましょう。
なお、車両や適用される制度によって、許可期間が異なる場合もあります。
一つの許可に複数の車両や経路が含まれる場合もあれば、同じ車両について複数の許可を取得している場合もあります。そのため、車両の一覧だけでは、更新が必要な許可を把握しきれないことがあります。
許可番号を手がかりに、対象となる車両・経路・有効期間を対応づけておくと、必要な許可を探しやすくなります。台帳から許可証や経路表を確認できるよう、資料の保管場所もそろえておくとよいでしょう。
満了日と、準備を始める日を分けて管理する
台帳には、許可の満了日だけでなく、更新に向けた確認を始める日も記録しておきます。
準備の際には、今後も同じ車両・経路で通行する予定か、車両の入替や経路の追加がないかを確認します。更新申請は、許可を受けた内容を変えずに通行期間を延ばす手続きです。変更がある場合は、その内容に応じた手続きを検討する必要があります。
申請に必要な資料をそろえる時間や、審査にかかる時間も見込んでおきましょう。会社ごとの運行予定に合わせて、確認を始める時期と申請予定日を決めておくと、準備を進めやすくなります。
また、「申請済み」と「許可取得済み」は分けて管理します。新しい許可証を受け取った後に、車両・経路・有効期間・通行条件を確認し、台帳と保管資料を更新するところまでを、一連の作業としておきましょう。
日々の業務で使える管理台帳をつくる
管理台帳は、会社の車両構成や運行経路、担当者の仕事の進め方に合わせて整えることが大切です。
例えば、車両番号から必要な許可を探すことが多い会社と、運行先から経路を調べることが多い会社では、使いやすい台帳の形も変わります。すべての情報を一枚の表に詰め込むのではなく、必要に応じて車両・経路・許可の一覧を分け、それぞれの関係が分かるように整理します。
台帳で確認できるようにしておきたいのは、主に次の情報です。
- どの車両・連結の組合せに対応する許可か
- どの経路を、どのような条件で通行できるか
- 許可はいつまで有効で、いつから更新の準備を始めるか
- 手続きはどこまで進んでいて、誰が対応しているか
- 許可証や経路表などの資料はどこに保管されているか
あわせて、誰が台帳を更新するか、車両や経路に変更があったときに誰へ連絡するかを決めておきます。台帳を作った後も情報を更新し、担当者同士で共有できるようにすることが、日々の管理につながります。
当事務所で取り組む台帳整備と、継続的な管理支援
当事務所では、運送会社様の特車管理をお手伝いする中で、管理台帳の整備にも取り組んでいます。こうした実務をもとに、許可申請から台帳づくり、その後の期限管理までをまとめて支援するサービスを整えています。
会社の運用に合わせて、台帳を一から作成します
まずは、お手元の許可証や車両一覧、現在の管理方法を確認します。そのうえで、車両や運行経路、担当者の業務に合わせて、必要な情報を整理した台帳を作成します。
すでに管理表をお使いの場合は、その使いやすさを残しながら、許可や期限を確認しやすい形に整えることもできます。
お客様も、必要なときに管理状況を確認できます
台帳は、お客様と当事務所の双方で確認できる形に整えます。お客様が必要なときに許可の期限や手続きの進み具合を確認できるよう、共有方法や資料の保管場所も一緒に決めていきます。
社内のどなたが閲覧し、どなたが情報を更新するかも整理し、日々の業務で使いやすい運用を考えます。
当事務所からも、必要な時期にご連絡します
継続管理をご依頼いただく場合は、当事務所でも許可の期限と手続きの状況を把握し、更新の準備が必要な時期にご連絡します。今後の運行予定を伺いながら、継続する許可や変更が必要な内容を確認し、手続きを進めます。
車両の入替や運行経路の追加を予定されている場合も、事前に情報を共有していただき、必要な手続きと台帳の更新を行います。
社内での管理方法まで含めて支援します
台帳の作成に加え、社内での確認方法、担当者間の引継ぎ、当事務所との連絡方法まで含めてご相談いただけます。
お客様と当事務所がそれぞれ何を担当するかを決め、無理なく管理を続けられるようにすることを大切にしています。車両や経路が増えた場合も、その都度運用を見直しながらお手伝いします。
よくあるご質問
- すでに使っている管理表を見直すこともできますか？
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はい。現在の管理表や資料の保管方法を確認し、使い慣れた部分を生かしながら、必要な情報を補ったり、確認しやすい形に整理したりすることもできます。
- 管理を依頼した後も、自社で台帳を確認できますか？
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お客様側でも確認できる形での共有を基本としています。許可の期限や手続きの進み具合、関係資料を必要なときに確認できるよう、会社の利用環境に合わせて整えます。
- 許可が切れる何日前までに申請すれば間に合いますか？
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必要な手続きや審査の状況によって異なるため、一律に何日前であれば間に合うとはいえません。現在の許可内容と今後の運行予定を確認し、資料の準備も含めて早めに進めることが大切です。
- 許可の期限が切れていることに気づいたら、どうすればよいですか？
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期限の切れた許可を根拠に、許可が必要な通行を続けることはできません。該当する車両・経路と申請状況を確認し、申請先へ相談してください。当事務所でも、状況を伺ったうえで必要な手続きを確認します。
まとめ
特車許可の期限管理では、許可証に記載された期限を正しく把握し、車両・経路・手続きの状況とあわせて確認できることが大切です。
管理台帳を整える際には、項目をそろえることに加え、誰が情報を更新し、いつ確認するかまで決めておきましょう。担当者が変わっても引き継げる形にしておくと、日々の管理を続けやすくなります。
ごとう行政書士事務所では、特車許可の申請とともに、会社ごとの台帳づくりや管理方法の見直しについてもご相談を承っています。
許可や車両の情報を整理したい方、更新の準備まで継続して任せたい方は、現在お使いの管理表や許可証の状況からお聞かせください。お客様の業務に合った管理方法を、一緒に考えていきます。