運送会社の特車申請を属人化させない3つの仕組み｜担当者が辞めても困らない体制

なぜ特車申請は属人化しやすいのか

特車申請が属人化しやすい理由は3つあります。

• 複雑さ：車両ごと・経路ごとに許可が異なり、システムも少々玄人向け
• 期限管理：車両台数×経路数だけ有効期限が存在し、管理が煩雑
• 暗黙知になりやすい：「この経路はいつも担当者のAさんが把握している」という状態が続く

仕組み①　許可証台帳の整備

すべての許可情報を一覧で管理できる「許可証台帳」を作成します。
ExcelまたはGoogleスプレッドシートで十分です。ただし、工夫しながら作成をしないと検索性、網羅性、後からの管理のしやすさなどが保たれなくなります。

項目	記載内容
車両番号・型式	車検証から車両に関する内容を転記
車両種別	バン型・タンク型・セミトレーラ等
許可証番号	許可証に記載の番号
許可経路	出発地〜目的地（自社管理できる経路名をつける）
通行条件	A・B・C・D条件がどの区間なのか
有効期限	年月日
申請先	地方整備局・都道府県等
担当行政書士	事務所名・連絡先（行政書士に外注している場合）
次回更新予定日	有効期限の2〜3か月前

例えばですが、このような台帳をクラウド（GoogleスプレッドシートまたはSharePoint等）に保存し、複数の担当者がアクセスできる状態にします。

仕組み②　2〜3か月前リマインドの自動設定

有効期限の2〜3か月前にリマインドが届く仕組みを作ります。2〜3か月前というタイミングは、「更新申請の準備（書類収集・行政書士への依頼）から許可証到着まで」の期間として十分な余裕があるためです。

• Googleカレンダーに「許可期限2か月前」の予定を登録し、担当者全員に共有
• スプレッドシートのスクリプト機能を使って、期限2か月前になると自動でメールを送信するよう設定
• タスク管理ツール（Notionなど）のリマインド機能を活用

仕組み③　引き継ぎマニュアルの整備

担当者が変わっても困らないよう、次の内容を含む引き継ぎマニュアルを作成します。目標は「新しく担当になった人が読めば、一人で変更・更新申請を進められる」レベルです。

• 特車申請の基礎知識（国土交通省の提供している手引きや、本サイトの記事へのリンクなど）
• 自社の申請状況一覧（台帳へのリンク）
• 依頼している行政書士がいるのであれば、事務所の連絡先・依頼方法
• 変更・更新申請の手順（情報収集→行政書士への依頼→許可証受取→台帳更新）
• 緊急時の対応（期限が切れそうなときの対応方法）

行政書士への外部連携契約の活用

属人化を防ぐ最も確実な方法の一つが、行政書士との継続的な顧問契約（外部連携）です。行政書士側で許可証の有効期限を管理し、更新時期が来たら事務所から連絡が来る仕組みを整えると、社内での期限管理の負担がほぼゼロになります。

• 担当者が変わっても行政書士が「覚えている」ため継続性が保たれる
• 更新前の確認（車両変更・経路変更がないか）が自動的に行われる
• 万が一の差戻しにも行政書士が対応するため、社内リソースを消費しない

BCP（事業継続計画）視点での特車申請管理

近年、運送会社においてもBCP（Business Continuity Plan：事業継続計画）の整備が求められるようになっています。特車申請の管理は、BCPの観点でも重要です。

• 自然災害・パンデミック時：担当者が出社できなくてもクラウド台帳にアクセスできれば管理が継続できる
• 担当者の急病・退職時：引き継ぎマニュアルと台帳があれば即日対応可能
• 行政書士の廃業時：複数の行政書士に情報を分散させるか、台帳を社内で完全管理する

よくある質問

台帳は何で作るのが一番いいですか？

担当者や確認する人が少ない場合はExcelでも十分ですが、複数人でリアルタイムに更新できるGoogleスプレッドシートが便利です。社内でMicrosoft 365を使っている場合はSharePointまたはTeamsに統合することもできます。

担当者が退職してしまい、今の状況が全くわかりません。どこから手をつければいいですか？

まず許可証が手元に残っているか確認し、有効期限を確認します。次に申請を依頼する行政書士がいる場合は連絡して、状況を引き継いでもらいます。許可証が見つからない場合は、申請した地方整備局に許可証の再発行を相談します。

行政書士との顧問契約（継続的な契約）は高いですか？

事務所によりますが、台数・申請件数によりボリュームディスカウントなどもあります。台数・経路数によって変わります。更新管理のミスによる再申請コスト・機会損失と比較すると、顧問契約のコストは十分に合理的です。ごとう行政書士事務所では、デジタルでの台帳管理からサポートをさせていただくことで、当所と貴社の作業コストを下げることで、お値下げ対応をする「台帳管理サポートプラン」もご用意しております。

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Webアプリでかんたんお見積り依頼

下記から、最短3分でお見積りをご依頼いただけます。車検証や台数、経路数、積載時のサイズが分かれば送信できますが、すべて揃っていなくても、分かる範囲だけで送信可能です。車検証や経路表などの資料は、その場で添付していただくこともできます。

新規・更新・変更のいずれの申請にも対応しております。「まず必要な資料から相談したい」という方も、フォーム内でその旨をお選びいただけますので、お気軽にご利用ください。